De meeste installatiebedrijven waarmee we spreken hebben hun boekhouding en planning prima op orde. Het probleem zit ertussenin: de weg van "werk is klaar" naar "factuur is verstuurd" loopt nog grotendeels via overtypen, nabellen en handmatig controleren.
Waar het misgaat
Een monteur schrijft een werkbon op papier of in een losse app. Op kantoor typt iemand die gegevens over in het boekhoudpakket, zoekt de juiste materiaalprijzen op en stelt handmatig een factuur samen. Bij 10-15 werkbonnen per week kost dat al snel een halve dag - tijd die niet naar nieuwe klussen gaat.
Wat er verandert met AI
In plaats van een nieuw systeem erbij, koppelen we aan wat er al is. Een AI-laag leest de werkbon (digitaal of gefotografeerd), herkent materialen en uren, matcht ze aan de bestaande prijslijst en zet een conceptfactuur klaar in het boekhoudpakket. Iemand controleert en verstuurt - het overtypen verdwijnt.
- Werkbon invullen blijft hetzelfde voor de monteur - geen nieuwe app om te leren.
- Materialen en uren worden automatisch gekoppeld aan actuele prijzen.
- Conceptfactuur staat klaar in het boekhoudpakket, niet in een los systeem.
- Uitzonderingen (onduidelijke bon, ontbrekend materiaal) worden gemarkeerd voor handmatige controle.
Wat dit oplevert
Bij de installatiebedrijven die we hierin begeleid hebben, ging het overtypen en corrigeren van gemiddeld 6 uur per week naar een half uur controlewerk. Facturen gaan bovendien sneller de deur uit, wat de betaaltermijn verkort.
Hoe je dit zelf kunt beoordelen
Kijk naar drie dingen: hoeveel werkbonnen er per week worden overgetypt, hoeveel prijsopzoek- en correctietijd daarbij komt, en of je boekhoudpakket een open koppeling (API) heeft. Zijn die drie aanwezig, dan is dit meestal binnen enkele weken te bouwen.