"We gebruiken al Salesforce/HubSpot/Monday, maar het doet niet helemaal wat we nodig hebben." Dit hoor ik minstens twee keer per maand. De vraag die erachter zit: moeten we overstappen naar maatwerksoftware?
Het eerlijke antwoord: dat hangt ervan af. En niet op de manier waarop consultants dat zeggen om u langer aan het lijntje te houden — er zijn concrete criteria die u kunt toepassen.
Kies ik SaaS of custom software?
Is uw proces standaard (vergelijkbaar met andere bedrijven)?
Wanneer SaaS de juiste keuze is
SaaS (Software as a Service) — denk aan HubSpot, Shopify, Asana, Exact Online — is in de meeste gevallen de verstandige keuze. Specifiek wanneer:
Uw proces is standaard
Als uw verkoopproces, projectmanagement of boekhouding vergelijkbaar is met duizenden andere bedrijven, is de kans groot dat een bestaande SaaS-oplossing al 90% van uw behoeften dekt.
U heeft beperkt budget
Een SaaS-abonnement van €50-€500 per maand is aanzienlijk goedkoper dan €20.000-€100.000 voor custom software. Als uw budget beperkt is, investeer het dan in uw kernactiviteiten.
U wilt snel starten
SaaS-producten werken vandaag. Custom software heeft weken tot maanden nodig. Als snelheid belangrijk is, kies SaaS.
Het is geen kernproces
Voor ondersteunende processen (HR, interne communicatie, projectmanagement) is SaaS bijna altijd goed genoeg. Bewaar maatwerk voor wat u onderscheidt van de concurrentie.
Wanneer custom software loont
Er zijn echter situaties waarin maatwerk niet alleen beter is, maar ook financieel verstandiger:
1. Uw proces IS uw product
Als het proces dat u wilt automatiseren uw concurrentievoordeel is, wilt u daar geen compromissen op sluiten. Een metaalbewerkingsbedrijf dat sneller offertes kan uitbrengen dankzij een custom calculatie-engine, heeft een meetbaar voordeel op de concurrentie.
2. U betaalt voor functies die u niet gebruikt
Enterprise SaaS-pakketten rekenen vaak per gebruiker, per functie, of per datavolume. Als u Salesforce betaalt maar slechts 20% van de functies gebruikt, betaalt u voor 80% overhead. Custom software doet precies wat u nodig heeft — niet meer, niet minder.
3. Integratie is kritiek
Wanneer drie of meer systemen naadloos moeten samenwerken, lopen SaaS-koppelingen vaak vast op beperkingen van de API's of van integratieplatforms als Zapier. Custom integraties bieden volledige controle over datastromen.
4. Schaalbaarheid op uw voorwaarden
SaaS-producten schalen hun prijzen mee met uw groei. Custom software heeft een hogere initiële investering, maar de lopende kosten zijn voorspelbaar. Bij 50+ gebruikers of hoog datavolume kan custom software significant goedkoper uitvallen.
5. Data-eigenaarschap en compliance
Sommige sectoren (zorg, financien, overheid) stellen eisen aan waar data wordt opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Custom software op uw eigen infrastructuur geeft volledige controle.
De hybride aanpak
In de praktijk adviseren we vaak een combinatie:
- SaaS voor standaardprocessen: Boekhouding, e-mail, projectmanagement
- Custom voor kernprocessen: Uw unieke workflow, klantportaal, interne tools
- API-integraties als lijm: Koppel SaaS en custom systemen aan elkaar
Dit geeft u het beste van beide werelden: de betrouwbaarheid en het ecosysteem van SaaS, gecombineerd met de flexibiliteit van maatwerk waar het er toe doet.
Realistische kostenvergelijking
Laten we een concreet voorbeeld nemen: een klantportaal voor een bedrijf met 200 klanten.
SaaS-optie (bijv. een portal-plugin op HubSpot)
- Setup: €2.000 (configuratie, design)
- Maandelijks: €800 (HubSpot Service Hub Professional)
- Jaar 1: €11.600
- Jaar 3: €30.800
- Beperkingen: Standaard templates, beperkte aanpasbaarheid
Custom optie
- Ontwikkeling: €20.000 (Next.js portal, Supabase backend)
- Hosting: €50/maand (Vercel + Supabase)
- Onderhoud: €200/maand
- Jaar 1: €23.000
- Jaar 3: €29.000
- Voordelen: Volledig aanpasbaar, uw eigen design, geen gebruikerslimieten
Na 2,5 jaar is custom goedkoper. En u heeft volledige controle over functionaliteit en design.
Verkeerde keuze
- ❌SaaS voor kernprocessen: compromissen op concurrentievoordeel
- ❌Custom voor standaardprocessen: onnodig duur
- ❌Geen integratiestrategie: data-silo's
- ❌Alleen op prijs geselecteerd
Juiste keuze
- ✅SaaS voor standaardprocessen: snel en betaalbaar
- ✅Custom voor kernprocessen: volledige controle
- ✅API-integraties als lijm tussen systemen
- ✅Gebaseerd op strategische waarde
Vuistregel
Gebruik SaaS voor alles wat niet uw concurrentievoordeel is. Investeer in maatwerk voor de processen die u onderscheiden van de concurrentie. En bereken altijd het break-even punt over minimaal 3 jaar.
Hoe wij adviseren
Bij Steding beginnen we elk traject met een eerlijke analyse:
-
Kan een bestaande SaaS dit oplossen? Als het antwoord ja is, adviseren we dat — ook als het betekent dat we geen opdracht krijgen.
-
Wat is het break-even punt? We berekenen wanneer custom software goedkoper wordt dan de SaaS-licenties die u nu betaalt.
-
Wat is de strategische waarde? Als het proces uw concurrentievoordeel is, weegt dat zwaarder dan pure kosten.
-
Kunt u het onderhouden? Custom software vereist onderhoud. We bespreken vooraf wie dat doet en wat dat kost.
Conclusie
De keuze tussen SaaS en custom software is geen technische keuze — het is een bedrijfsmatige keuze. SaaS voor standaardprocessen, maatwerk voor wat u onderscheidt. En als u twijfelt, start met een proof of concept: bouw een werkend prototype en meet of de investering zich terugbetaalt.
Wilt u een eerlijk advies over uw situatie? Plan een vrijblijvend gesprek — we denken graag met u mee.